Ecco come ho risparmiato il 43% sui miei costi di trasferta

Le trasferte sono molto spesso parte importante della routine di lavoro, ma quanto ti costano?

Quando si pianifica una trasferta per lavoro, un incontro con un cliente o con un fornitore, una riunione Aziendale in cui sono coinvolte le Filiali, sono diversi i costi da considerare, siano essi espliciti o nascosti.

Tra i costi espliciti mi vengono in mente sicuramente:

• biglietto treno/aereo/metro
• carburante auto
• parcheggio
• pedaggi
• vitto e alloggio
• indennità di trasferta

Tra i costi nascosti sono da considerare in primo luogo le perdite di tempo (ore lavoro) dovuti agli spostamenti fisici che risultano spesso improduttivi e che possono essere in parte limitati dall’utilizzo di applicazioni di Collaborazione e Unified Communication adottando strategie di Smart Working ad esempio mentre si è in viaggio in treno.

Sono da considerare però anche altri tipi di costi nascosti dovuti ai rischi dipesi dagli spostamenti:

• incidenti
• traffico
• ritardi
• stress
• infortunio

In linea generale potremmo quindi affermare che una trasferta può costare all’Azienda da un centinaio di euro a qualche migliaio per trasferte più impegnative.

Come risparmiare sui costi delle trasferte?

Con una battuta potremmo dire che eliminare le trasferte ci consentirebbe di risparmiare un sacco di soldi, ma essendo una battuta non considera il fatto che una trasferta e quindi un incontro con un Cliente o un potenziale tale, è parte integrante del tuo modello di Business e pertanto indispensabile per la vita della tua Azienda.

Spesso infatti non basta una telefonata, è necessario incontrare di persona il nostro interlocutore, sia per una questione di fiducia, sia per una questione operativa (ad esempio per apporre una firma su un contratto dove sia necessaria la nostra presenza).

Capita anche a me ad esempio di dover fare una Demo, di mostrare un prodotto, far vedere una Presentazione e allo stesso tempo voler vedere la reazione dei miei interlocutori. Così come mi capita di partecipare a riunioni con fornitori per la presentazione di nuovi prodotti o servizi.

Quando però la presenza fisica non è strettamente necessaria il tutto può essere sostituito con una Videoconferenza.

Oggi infatti è possibile utilizzare questo strumento senza particolari accorgimenti tecnologici o ingenti investimenti, magari integrato all’interno della propria piattaforma di Comunicazione Aziendale.

Videoconferenza WebRTC a portata di Desktop

Grazie alla tecnologia WebRTC è oggi possibile gestire e partecipare a Videoconferenze professionali semplicemente utilizzando il browser che normalmente utilizziamo per navigare in Internet senza che venga richiesta l’installazione di software o app.

Dal proprio PC o Notebook è infatti possibile invitare colleghi, clienti e fornitori ad una Videoconferenza Full-HD con possibilità di condividere lo schermo e di gestire partecipanti multipli grazie all’utilizzo di soluzioni basate sul Cloud e acquistabili a canone mensile.

Nell’ultimo mese ho calcolato un risparmio del 43% sui miei costi di trasferta partecipando ad incontri via web e a video-conferenze con fornitori e clienti, ma se il tuo Business è Internazionale è evidente che il risparmio può essere molto superiore.

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